SNGL
Marc Callens  Marc Callens • AZ Delta Ziekenhuis in Roeselare

Verdubbeling aantal vervoerde patiënten

‘Het automatiseren van patiëntentransport zorgt voor inzicht en overzicht.’

‘AZ Delta Ziekenhuis in Roeselare bestaat uit meerdere gebouwen (vier campi). Iedere campus heeft zijn eigen patiëntenvervoerders in dienst. Een paar jaar geleden is besloten een softwaresysteem in te zetten voor het patiëntentransport, zodat wachttijden voor onderzoeksafdelingen, specialisten, verpleegkundigen en patiënten zouden verminderen.

Ziekenhuis heeft eigen, specifieke behoeften en eisen

Mijn voorganger had al de beslissing genomen om met logeQare in zee te gaan. Er waren twee andere partijen met een bestaand sofwaresysteem, maar die waren allebei net niet wat we wilden en ze konden niet aangepast worden. Ieder ziekenhuis heeft zijn eigen, specifieke behoeften en eisen, ook op het gebied van patiëntenvervoer. Daar moet een softwaresysteem flexibel mee om kunnen gaan.

Met als basis een bestaand programma zijn we gaan brainstormen. Wat willen wij? Daar kwamen aanpassingen uit. Vervolgens wilden we meer informatie toevoegen. Bijvoorbeeld van de onderzoekssoort en wat er nodig is om de patiënt daarvoor klaar te maken. Zo kwam er een lijstje met als – dan – voorwaarden: als de patiënt naar endoscopie gaat voor een darmonderzoek, dan moet hij nuchter zijn, dus mag een bepaalde tijd niet eten. Zodra het onderzoek ingevoerd wordt, is dat overal bekend: op smartphones en op de PC op de afdelingen. Je kunt ook invoeren dat een dossier mee moet met de patiënt. Dit is allemaal cruciale informatie.

We zijn met de kleinste campus begonnen, endoscopie/echografie. Daar zijn vier afdelingen. Een jaar lang hebben we aanpassingen gedaan, daarna hebben we de 2e campus toegevoegd. Een half jaar later de derde en grootste campus.

Enorme tijdwinst

Er is nu één systeem, waardoor we overzicht hebben. De patiëntenvervoerders leggen geen loze afstanden meer af. Dit scheelt veel tijd en kilometers. Via een smartphone kunnen ze de opdrachten zien. Als een vervoerder een opdracht accepteert, geeft het systeem meteen ook aanbevolen opdrachten, bijvoorbeeld op dezelfde route of voor de terugweg. Het systeem geeft met kleuren prioriteiten aan, vervolgens beslist de patiëntenvervoerder zelf welke opdrachten hij accepteert.

Logistiek ziekenhuisbreed

Het grootste probleem in ziekenhuizen is dat er altijd in zuilen, afdelingen, soorten behandelingen wordt gedacht. Logistiek moet je ziekenhuisbreed organiseren. Naast patiëntenvervoer doen we ook het medicatiebeheer, van de apotheek naar de afdelingen. Dit kostte de verpleging altijd veel tijd. Op een dashboard kan ik zien hoe alle opdrachten lopen. En ik kan, naar gelang de drukte, patiëntenvervoerders van de ene naar de andere campus verschuiven. Of ik kan tijdelijk specifieke opdrachten toewijzen of een bepaalde afdeling waar het erg druk is.

logeQare denkt enorm mee, is sterk analytisch en komt heel snel met oplossingen. Door gesprekken met alle betrokkenen, komen er voor iedereen werkbare oplossingen. Een voorbeeld: we hebben bedmovers, waarmee bedden makkelijk verplaatst worden. Als de patiënt op de plaats van bestemming is, moet die bedmover vrijgegeven worden voor de volgende gebruiker. Dit vrijgeven werd nogal eens vergeten. Dan was de vervoerder naar huis en stond de bedmover ergens ongebruikt. Daarvoor heeft logeQare een tab met een kleur en een extra signaal gemaakt, dat aangeeft dat de actie ‘bedmover vrijgeven’ nog open staat. De vervoerder moet dit doen voordat hij zelf uit kan loggen.

Efficiency omhoog, verpleegkundigen meer tijd

De directie is heel positief over het systeem. De transportefficiency is met 2,5 omhoog gegaan, dus meer dan verdubbeling aantal vervoerde patiënten. Zowel patiëntentransport als medicatiebeheer is veel efficiënter. Daardoor zijn nu 4,17 fulltime verpleegkundigen vrij voor verpleegwerk. Het is ontlastend voor verpleging, maar ook voor patiënten die niet meer hoeven te wachten, bijvoorbeeld op chemotherapie omdat de medicijnen van de apotheek er nog niet zijn. We willen het programma ook graag linken aan andere functies, bijvoorbeeld schoonmaak. Zodra een patiënt het ziekenhuis verlaat, moet het bed schoongemaakt worden. Dat kan prima in dit systeem. En in de toekomst willen we ook verplegenden aansluiten. Er is nog veel winst te halen.’

Lees de case: AZ Delta Ziekenhuis Roeselare